Al tiempo que se impone un nuevo paradigma para administrar la documentación, las viejas prácticas de gestión documental no desaparecen. Cabe preguntarse ¿Este nuevo paradigma incluye el viejo o no? Todavía subsiste la gestión documental industrial, la de la producción, control y circulación de documentos de papel, gozando todavía de legislación y respaldo. Sin embargo la gestión documental del conocimiento esta aquí, quizá es niña, pero existe. Si la vemos es ambientalista, electrónica y se ubica en la red.
La coexistencia de ambos paradigmas y el hecho de que el nuevo se vea pequeño y además incluya al viejo, hace que la fuerza laboral trabaje, aun en su mayoría, en procesos fabriles. Un 98%. No obstante, a partir de la política de cero papel, en nuestro país, el 2% ya se ocupa del nuevo paradigma. Aunque automáticamente la gestion documental fabril o industrial del viejo paradigma, no desaparece, progresivamente sus técnicas de administración y formas de aumentar la productividad sí. Ahora no basta con el PGD, es menester las buenas prácticas de calidad, las normas ISO 15489, 27001 y 30301, entre otras.
Esas normas, y más recientes mejores prácticas, son el motor que puso andar la nueva gestión documental del conocimiento, atrás va quedando la gestión documental que no las usa, cual viejo cacharro. En consecuencia, conviven con las viejas prácticas, nuevas ideas, educación, creencias, valores y estrategias que poco a poco cobran fuerza para desplazarlas.
Al nuevo paradigma no le interesa formar el viejo o acomodarlo, le interesa eliminarlo. Venimos del gasto de la energía no renovable, de la tala intensiva de árboles, del consumo desmedido e irresponsable del agua, de la contaminación fabril del aire, estamos en la formación de una gestion documental con conciencia ambiental y electrónica, y vamos hacia culturas y tecnologías que eliminen esos errores del pasado. Por tanto, la gestión documental fabril, que surgió en ese pasado irresponsable con el medio ambiente por el presente es modificada y lo que no sabemos con total certeza, es si se adaptará con los cambios que se le han propuesto, o llegará al fin de su existencia. Si persiste, sobrevivirá con otro nombre, como gestión documental del conocimiento y no como gestión documental fabril, aunque esté ligada a la administración y la administración tenga más de 4000 años y continúe.
En este nuevo paradigma cambiarán los instrumentos y los objetivos, como atrás lo muestra la historia, porque todavía no surgía la revolución del conocimiento y ya se hacía gestión documental. Lo curioso es que como no había Internet, no había computadores, no había ministerio de las TIC´s, no había gobierno en línea, no había programas de formación en ciencias de la información, no había calidad total, ni reformas legales, era otro paradigma. Se vivía en los sótanos, no había software que controlará la producción y la circulación, no había auditorias, no se estaba midiendo con indicadores las técnicas administrativas. No se controlaba el consumo de papel. Eran otras las desventajas y otras las ventajas. Ahora, que ha evolucionado la gestión documental, es imposible elegir quedarnos en el viejo paradigma.
La nueva gestión documental del conocimiento es compleja, maravillosa pero dinámica y más caótica que la anterior. Cambio los procesos del PGD, transformándolos. La invención del computador y la web, provocaron cambios que impactaron la profesión, el profesional y el papel. Si esos inventos dieron origen a la gestión documental del conocimiento, imagínese los cambios que traerán, la realidad aumentada, la formación móvil en línea, la inteligencia artificial, la medición del intelecto.
¿Cómo serán los años que vienen? ¿Las practicas, los instrumentos, los objetivos, las políticas? ¿Qué nuevos conceptos surgirán? Ya se habla de infoestres, de eco información. ¿Qué sorpresas nos esperan?
Si los retos del presente, son el manejo de la velocidad desenfrenada del tiempo sin barreras y del espacio sin muros, los jefes 7/24 y las consultas 7/24, resulta consecuente preguntar ¿Cómo enfrentar este presente? Soy un convencido de que los logros científicos y tecnológicos diarios, nos gritan ¡Evaluando! a cada instante el conocimiento que sobre el paradigma de la gestion documental del conocimiento tenemos, a esta hora, quizá sea obsoleto. Ya no importa el paradigma de la gestión documental fabril, si el nuevo está cambiando tornándose obsoleto, qué decir del viejo. El mismo cambio en que se encuentra inmerso el nuevo paradigma desplaza el viejo.
Luego, se prevé, mantenerse actualizado (es el pan diario). La auto-formación es imprescindible. Aprender y desaprender es una necesidad. Estamos hablando de gestión documental por proyectos.
Vivimos un momento crucial de la gestión documental, porque atajamos el paradigma que se nos vino encima, mientras escogemos que dejamos y que conservamos del viejo paradigma. He aquí el principal problema, aprender a tomar decisiones rápidas en materia documental basadas en conocimiento renovado, aquel que nos habla del teletrabajo, la automatización y robotización, el comercio electrónico, los delitos informáticos, la propiedad intelectual, los derechos de autor, el software comercial y el software libre, la educación móvil y el gobierno digital o en línea. Etc. etc. ¿La estrategia es experimentar? ¿Hacer gestión documental científica? ¿Qué hacemos? Cuando todo lo que la universidad nos enseño, de un día para otro es impreciso, vago, indefinido. ¿Trasladar la capacidad administrativa al software y desde este, entender todas las variables? Pienso que no es suficiente, el simple software no nos da perspectiva ni nos provee estrategia. El software solo nos ayuda a comprender lo que sabemos, para saber que no sabemos, es necesario conocimiento renovado. Por tanto la capacitación es más importante que la inversión en software, el trabajo colaborativo y cooperativo es más importante que la contratación de superdotados incapaces de trabajar en equipo, la visión y la misión claras, pesan más que ver el futuro. En fin, la capitalización del ingenio humano, es hoy, más importante que saber hacer. Por todo lo anterior a la pregunta de si este nuevo paradigma incluye el viejo o no, la respuesta depende de cada uno.
