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Cómo estás administrando los sistemas de gestión de la compañía?

Los cambios de la economía, el rápido crecimiento de legislación y la complejidad de las transacciones comerciales le han venido exigiendo al mundo nuevos sistemas normalizados de gestión. Con ellos se vienen acumulando procesos y registros que aumentan exponencialmente el volumen de información que deben manejar las organizaciones y a pesar de los adelantos tecnológicos para integrar sistémicamente actividades y miniaturizar la operación el control de los sistemas de gestión es cada vez más difícil en consecuencia se necesitan nuevas formas de dirección y gobierno para proporcionar resultados rentables por la aplicación de los mismos. 

Casi todas las empresas privadas y estatales del mundo empezaron, unas antes que otras, hace aproximadamente tres décadas, ese recorrido hacia la implementación de las famosas normas internacionales de calidad al interior de sus organizaciones, desde entonces la afectación del mercado, en todos los sectores, ha sido un hervidero de preocupaciones por certificarse y así conseguir grandes negocios.

De lo que ya se han percatado quienes tienen Sistemas Integrados de Gestión (SIG) en sus organizaciones, es que los cambios acumulativos que los sistemas de gestión, sumados, representan una trasformación gigantesca de las operaciones, las responsabilidades y las autoridades que los sustentan y en consecuencia de nuestro modo de hacer gestión; aunque los sistemas de gestión lograron saltos de enorme magnitud en los negocios y ahora son ricos sistemas de información y conocimiento es también cierto que todo eso se está despilfarrando por la complejidad que los caracteriza.

Por lo anterior, cabe preguntarse ¿realmente se ha añadido valor a la gestión de las organizaciones o solo se aumentaron funciones? La economía agrícola no pensó en los sistemas de gestión y fue rentable. Fue la madurez de le economía industrializada la que los dio a luz y esa economía poco a poco está desapareciendo, recientemente la economía del conocimiento (en desarrollo) los adopto, pero esa economía se pregunta por las evidencias economicas calculadas de su generación de riqueza.

Luego, no se trata solo en pensar en los sistemas de gestión como sistemas sino en los sistemas de gestión como capital de trabajo capaz de adquirir, generar, distribuir y aplicar, estratégica, táctica y operativamente conocimientos para mejorar el negocio ahí está el valor real de los sistemas de gestión hoy en día, es más que certificarse, usarlos para conseguir negocios rápidamente. Estos deben ser capital productivo.

Por eso, ahora se piensa en cambios en los sistemas de gestión que afecten la infraestructura de software para acelerar operaciones y transacciones, sistemas de gestión que provean velocidad y ahorren a escala. Sistemas que funcionen muy deprisa, sistemas con operaciones miniaturalizadas que se traduzcan en riqueza. Todo eso nos hace pensar que los sistemas de gestión de ahora no necesitan profesionales del pasado, escuelas de calidad obsoletas o buenas prácticas para oficios inútiles. Los sistemas de gestión pasaron de tener un simple vínculo técnico y administrativo interno a hacerse dueños de los vínculos económicos entre organizaciones.

Puede que en nuestro país todavía no se sienta esa presión pero, al competir con mercados globalizados, al perder poco a poco mas soberanía, vale la pena preguntarse ¿cómo se situaran las empresas colombianas en esa economía del conocimiento que ya opera en los poderosos países del mundo? Siglos han aferrado a Colombia a una civilización agrícola pero las fuerzas que se imponen amenazan con perturbar a esos tranquilos gerentes que están sentados esperando que todo siga igual.

En esa redistribución mundial del poder por los mercados ¿los empresarios colombianos, y el estado que hará? Esta mas que comprobado que la redistribución de la información se ha convertido en productividad y poder, no obstante, nuestros empresarios siguen modelos agrícolas y los más avanzados, fabriles, sin pensar en otro tipo de operaciones que fomenten el uso de la ciencia.

Aquellos reposados que no quieren asumir riesgos y atreverse a crear tipos de operaciones empresariales basadas en conocimiento renovado para innovar están confiando las tareas de los sistemas de gestión en individuos que no se interesan por hacer el trabajo más deprisa y más barato.

Seria bueno evaluar si existe un posible gobierno inoperante en las empresas colombianas de hoy en día. En ese sentido, creo que debemos agradecerle a los cambios en el mercado, en la complicada gestión y en los clientes ese trabajo que están haciendo para condenar a morir a la burocracia porque es evidente que para competir ya no importa la posición sino la flexibilidad y la maniobra.

Si aquellas compañías que se auto-exigen aplicar sistemas internacionales de gestión a sus procesos para conseguir negocios no se preocupan por generar conocimiento capitalizable con ellos esa exigencia es inútil.

El factor de producción ya no es la materia prima, ya no es la mano de obra o el recurso cualquiera sea su índole, el factor de producción es el conocimiento, un conocimiento al mismo tiempo empleado por los más rápidos que está sustituyendo el tiempo y el espacio.

Ante esa realidad ¿qué están haciendo los administradores de los sistemas de gestión para aprovechar el insumo que tienen en sus manos?

El SGC debería permitir localizar a los compradores con precisión, atender rápidamente los cambios en la demanda, lograr valor añadido, competir innovando con nuevas ideas de proceso, financieras, tecnológicas y por supuesto de servicios y productos.

Me preocupan esos dormidos sistemas de gestión que tienen una escala de operaciones gigante y lo peor, no reciben iniciativas para conformar una escala de operaciones miniaturizada cuando nos estamos dando cuenta que los grandes se están empequeñeciendo para no sucumbir, los pequeños se están multiplicando para competir y porque ya los negocios comprendieron que grande no es igual a mejor. Los grandes se volvieron poco predecibles y muy complicados, pero al mismo tiempo se desplazan hacia modelos de negocio basados en mosaicos de poder con muchos pequeños proveedores bien coordinados.

Ahora necesitamos menos capital que antes para hacer las mismas y mejores cosas, el uso de sistemas de información hace posible ahorros. Los equipos informados reemplazan capital, en otras palabras, la mejor y más rápida información está sustituyendo costosas existencias, componentes y productos terminados, es tanto el impacto de los sistemas de información que las industrias se desplazaron a cero existencias por suministros oportunos gracias al uso oportuno de la información. Eso es solo un pequeño ejemplo de porque el valor del conocimiento sube y porque la creación de riqueza basada en conocimiento está transformando el equilibrio de la gestión.

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Hacia un nuevo paradigma en Gestión Documental

Al tiempo que se impone un nuevo paradigma para administrar la documentación, las viejas prácticas de gestión documental no desaparecen. Cabe preguntarse ¿Este nuevo paradigma incluye el viejo o no? Todavía subsiste la gestión documental industrial, la de la producción, control y circulación de documentos de papel, gozando todavía de legislación y respaldo. Sin embargo la gestión documental del conocimiento esta aquí, quizá es niña, pero existe. Si la vemos es ambientalista, electrónica y se ubica en la red.

La coexistencia de ambos paradigmas y el hecho de que el nuevo se vea pequeño y además incluya al viejo, hace que la fuerza laboral trabaje, aun en su mayoría, en procesos fabriles. Un 98%. No obstante, a partir de la política de cero papel, en nuestro país, el 2% ya se ocupa del nuevo paradigma. Aunque automáticamente la gestion documental fabril o industrial del viejo paradigma, no desaparece, progresivamente sus técnicas de administración y formas de aumentar la productividad sí. Ahora no basta con el PGD, es menester las buenas prácticas de calidad, las normas ISO 15489, 27001 y 30301, entre otras.

Esas normas, y más recientes mejores prácticas, son el motor que puso andar la nueva gestión documental del conocimiento, atrás va quedando la gestión documental que no las usa, cual viejo cacharro. En consecuencia, conviven con las viejas prácticas, nuevas ideas, educación, creencias, valores y estrategias que poco a poco cobran fuerza para desplazarlas.

Al nuevo paradigma no le interesa formar el viejo o acomodarlo, le interesa eliminarlo. Venimos del gasto de la energía no renovable, de la tala intensiva de árboles, del consumo desmedido e irresponsable del agua, de la contaminación fabril del aire, estamos en la formación de una gestion documental con conciencia ambiental y electrónica, y vamos hacia culturas y tecnologías que eliminen esos errores del pasado. Por tanto, la gestión documental fabril, que surgió en ese pasado irresponsable con el medio ambiente por el presente es modificada y lo que no sabemos con total certeza, es si se adaptará con los cambios que se le han propuesto, o llegará al fin de su existencia. Si persiste, sobrevivirá con otro nombre, como gestión documental del conocimiento y no como gestión documental fabril, aunque esté ligada a la administración y la administración tenga más de 4000 años y continúe.

En este nuevo paradigma cambiarán los instrumentos y los objetivos, como atrás lo muestra la historia, porque todavía no surgía la revolución del conocimiento y ya se hacía gestión documental. Lo curioso es que como no había Internet, no había computadores, no había ministerio de las TIC´s, no había gobierno en línea, no había programas de formación en ciencias de la información, no había calidad total, ni reformas legales, era otro paradigma. Se vivía en los sótanos, no había software que controlará la producción y la circulación, no había auditorias, no se estaba midiendo con indicadores las técnicas administrativas. No se controlaba el consumo de papel. Eran otras las desventajas y otras las ventajas. Ahora, que ha evolucionado la gestión documental, es imposible elegir quedarnos en el viejo paradigma.

La nueva gestión documental del conocimiento es compleja, maravillosa pero dinámica y más caótica que la anterior. Cambio los procesos del PGD, transformándolos. La invención del computador y la web, provocaron cambios que impactaron la profesión, el profesional y el papel. Si esos inventos dieron origen a la gestión documental del conocimiento, imagínese los cambios que traerán, la realidad aumentada, la formación móvil en línea, la inteligencia artificial, la medición del intelecto.

¿Cómo serán los años que vienen? ¿Las practicas, los instrumentos, los objetivos, las políticas? ¿Qué nuevos conceptos surgirán? Ya se habla de infoestres, de eco información. ¿Qué sorpresas nos esperan?

Si los retos del presente, son el manejo de la velocidad desenfrenada del tiempo sin barreras y del espacio sin muros, los jefes 7/24 y las consultas 7/24, resulta consecuente preguntar ¿Cómo enfrentar este presente? Soy un convencido de que los logros científicos y tecnológicos diarios, nos gritan ¡Evaluando! a cada instante el conocimiento que sobre el paradigma de la gestion documental del conocimiento tenemos, a esta hora, quizá sea obsoleto. Ya no importa el paradigma de la gestión documental fabril, si el nuevo está cambiando tornándose obsoleto, qué decir del viejo. El mismo cambio en que se encuentra inmerso el nuevo paradigma desplaza el viejo.

Luego, se prevé, mantenerse actualizado (es el pan diario). La auto-formación es imprescindible. Aprender y desaprender es una necesidad. Estamos hablando de gestión documental por proyectos.

Vivimos un momento crucial de la gestión documental, porque atajamos el paradigma que se nos vino encima, mientras escogemos que dejamos y que conservamos del viejo paradigma. He aquí el principal problema, aprender a tomar decisiones rápidas en materia documental basadas en conocimiento renovado, aquel que nos habla del teletrabajo, la automatización y robotización, el comercio electrónico, los delitos informáticos, la propiedad intelectual, los derechos de autor, el software comercial y el software libre, la educación móvil y el gobierno digital o en línea. Etc. etc. ¿La estrategia es experimentar? ¿Hacer gestión documental científica? ¿Qué hacemos? Cuando todo lo que la universidad nos enseño, de un día para otro es impreciso, vago, indefinido. ¿Trasladar la capacidad administrativa al software y desde este, entender todas las variables? Pienso que no es suficiente, el simple software no nos da perspectiva ni nos provee estrategia. El software solo nos ayuda a comprender lo que sabemos, para saber que no sabemos, es necesario conocimiento renovado. Por tanto la capacitación es más importante que la inversión en software, el trabajo colaborativo y cooperativo es más importante que la contratación de superdotados incapaces de trabajar en equipo, la visión y la misión claras, pesan más que ver el futuro. En fin, la capitalización del ingenio humano, es hoy, más importante que saber hacer. Por todo lo anterior a la pregunta de si este nuevo paradigma incluye el viejo o no, la respuesta depende de cada uno.

Por Fernando P
Consultor y Asesor HSEQ

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Norma Técnica Colombiana 5029

NTC5029

Título:

Norma Tecnica Colombiana NTC 5029

Dirección:

http://es.scribd.com/doc/50500242/NTC5029

Descripción:

Medición de documentos de archivo con soporte papel. Características de calidad.

Palabras clave:

 Archivo medición, Organización, Conservación, Descripción, Restauración, Microfilmación ,Digitalización. 

Código de idioma:

es

Autor/a:

Editada por el Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación (ICONTEC)

Fecha de creación:

2004-03-04

Recurso relacionado:

Norma Técnica Colombiana NTC 5029

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Norma ISO 15489-2

Norma ISO-IEC 15489 Parte 2

Título:

Norma UNE ISO 15489-2

Dirección:

http://www.scribd.com/doc/85605114/Norma-UNE-ISO-15489-2-2001

Descripción:

Información y documentación. Gestión de documentos. Parte 1: Directrices. (ISO/TR 15489-2:2001).

Palabras clave:

Information et documentation - Records management - Partie 1: Guide pratique. (ISO/TR 15489-2:2001)

Código de idioma:

es

Autor/a:

Editada por la Revista Española de Documentación

Fecha de creación:

2006-10-31

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Norma ISO 15489-1

UNE ISO 15489-1

Título:

Norma UNE ISO 15489-1

Dirección:

http://www.scribd.com/doc/85605114/Norma-UNE-ISO-15489-1-2011

Descripción:

Información y documentación. Gestión de documentos. Parte 1: Directrices. (ISO/TR 15489-1:2001).

Palabras clave:

Information et documentation - Records management - Partie 1: Guide pratique. (ISO/TR 15489-1:2001)

Código de idioma:

es

Autor/a:

Editada por la Revista Española de Documentación

Fecha de creación:

2006-10-31

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Norma ISO 30300

Norma_UNE_ISO_30300_2011

Título:

Norma UNE ISO 30300

Dirección:

http://www.scribd.com/doc/85605114/Norma-UNE-ISO-30300-2011

Descripción:

Información y documentación, Sistemas de Gestión para los documentos.

Palabras clave:

Sistemas y registros, Fundamentos y vocabulario, Principios esenciales

Código de idioma:

es

Autor/a:

Editada por la Asociación Española de Normalización y Certificación

Fecha de creación:

2011-12-01

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Norma Técnica Colombiana NTC 5397

NTC5397

Título:

Norma Tecnica Colombiana NTC 5397

Dirección:

http://es.scribd.com/doc/50564056/NTC5397

Descripción:

Materiales para documentos de archivo con soporte papel. Características de calidad.

Palabras clave:

Documentos de archivo, Características de calidad, Producción Documental, Almacenamiento Documental

Código de idioma:

es

Autor/a:

Editada por el Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación (ICONTEC)

Fecha de creación:

2005-12-22

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Documentos arquitectura

Ergonomia cognitiva

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