EL programa de gestión documental (PGD) es muy importante para nuestras organizaciones tanto privadas como estatales y estas con más cierto, por obligatoriedad deben garantizar la conservación de su acervo documental aplicando las normas que exige la ley.
Para tener nuestra información debidamente organizada, sin importar el soporte en la que se encuentre (CD, Casetes, documentos electrónicos etc.) debemos tener un PDG.
Como primer paso se debe crear un comité de archivo para determinar asuntos puntuales del Programa de Gestión Documental. Se crea un grupo interno de la entidad de carácter asesor para tratar aspectos relacionados con la organización del archivo, aplicación y actualización de Tablas de Retención Documental, administración de toda la información desde su entrada ya sea por correspondencia interna o externa hasta la disposición final de esta.
Este comité de archivo debe estar conformado por uno o más miembros del área de Gestión Documental, representantes de otra aéreas como invitados a estas reuniones los integrantes deben ser:
· La máxima autoridad de la institución o su delegado.
· 2- El Asesor Jurídico o Abogado de la empresa.
· 3- El Jefe de la Oficina de Sistemas o en su defecto el de Planeación.
· 4- El Jefe Administrativo
· 5- El Jefe de Archivo y Correspondencia.
